Sobald Sie sich zur Veranstaltung angemeldet haben, bietet Ihnen diese Plattform die Möglichkeit, andere Teilnehmende zu bilateralen online-Meetings einzuladen. Die Anmeldung und das vereinbaren von 1:1-Terminen werden nachfolgend beschrieben.
1) Anmeldung
Melden Sie sich über das Registrierungsformular an. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Nach Anklicken des Links wird Ihre Anmeldung abgeschlossen und Sie können sich auf der Veranstaltungsplattform einloggen.
2) Einloggen und zeitliche Verfügbarkeiten eintragen
Nach dem Login gelangen Sie auf Ihr Dashboard. Dort werden Ihnen die für Sie wichtigsten Informationen zur Veranstaltung angezeigt. Vom Dashboard können Sie direkt in den Vortragsraum gehen. Wenn Sie am Matchmaking teilnehmen, sollten Sie als nächstes die Seite "Mein Terminkalender" aufrufen und dort definieren, wann Sie für die bilateralen Gespräche zur Verfügung stehen.
Alle verfügbaren Gesprächszeiten wurden bereits für Sie freigeschaltet. Mit einem Klick auf das Schloss-Symbol vor den Zeitslots können Sie die Zeitslots blockieren, an denen Sie KEINE ZEIT für Gesprächstermine haben.
3) Personen und Organisationsprofil ausfüllen
Im nächsten Schritt vervollständigen Sie Ihr Personen- und Organisationsprofil. Je aussagekräftiger Ihr Profil, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, für ein bilaterales Meeting angefragt zu werden. Zudem können Sie bei Bedarf im Marktplatz Angebote und Gesuche veröffentlichen. Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, Ihr eigenes favorisiertes Webkonferenzsystem (z. B. Zoom, Webex, Google Meet) in ihrem Profil einzutragen, falls Sie für Ihre Meetings nicht den vom System bereitgestellten Online-Meeting-Raum (BigBlueButton – BBB) nutzen möchten. So stellen wir sicher, dass alle an den bilateralen online-Meetings teilnehmen können.
4) Gesprächspartner finden und Termine anfragen
Die effiziente und leicht zu bedienende Freitextsuche sowie die erweiterte Suche mit spezifischen Filtern helfen Ihnen, schnell und gezielt die richtigen Gesprächspartner:innen zu finden. Gesprächsanfragen können direkt aus der Trefferliste oder über das geöffnete Teilnehmerprofil versendet werden. Sobald die Gesprächsanfrage angenommen wurde, wird der Termin automatisch - basierend auf den zeitlichen Verfügbarkeiten der Gesprächspartner - in deren persönliche Agenda eingetragen. Beide Gesprächspartner werden umgehend bzgl. des Gesprächstermins per E-Mail und über das System benachrichtigt.
5) Anfragen und Termine
Einen Überblick über die ausstehenden, versendeten und eingegangenen Gesprächsanfragen finden Sie unter dem Menüpunkt „Anfragen“. Hier können Sie die eingegangenen Anfragen annehmen oder ablehnen. Die vereinbarten Gesprächstermine werden in der Agenda der Gesprächspartner gelistet. Ein Klick auf den in der Agenda angezeigten Button „Zum Meeting-Raum“ bringt Sie in das Meeting-Foyer und in Ihren spezifischen online-Besprechungsraum.
Standardmäßig wird die Webkonferenz-Technologie BigBlueButton (BBB) für die online-Meetings genutzt. 10 Minuten vor dem Start des Gesprächstermins können Sie den Meeting-Raum betreten.
6) BigBlueButton online-Meeting-Raum
Während des Betretens des Online-Meeting-Raums können Sie Ihr Mikrofon und Ihre Kamera aktivieren. Zudem können Sie den Chat nutzen, um Nachrichten zu schreiben. Die Bildschirmfreigabe ermöglicht Ihnen, Ihren Bildschirm mit Ihrem Gesprächspartner zu teilen (z.B. für eine Präsentation).
